___Главный юрисконсульт нашей компании “ТехноИнжениринг.РФ” пишет для повышения квалификации специалистов:
___Делопроизводство любого предприятия или организации представляет собой процесс записи документов на различных носителях по установленным правилам и движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
___В России применяется централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения, т.е. документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям до конкретных исполнителей. При этом любое перемещение документа или действие над документом фиксируется соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками (делопроизводителями) с помощью внесения соответствующих записей в регистрационную карточку документа или регистрационный журнал.
___Следовательно, автоматизированное рабочее место отдела делопроизводства должно реализовывать следующие основные функции: создание электронных версий документов; регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов; возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу; контроль исполнения резолюций; списание документа в дело; поиск документа в базе данных по его реквизитам; проектирование простых отчётных форм без привлечения разработчика; web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет); ведение реестров рассылки внешним и внутренним адресатам; ведение электронных архивов документов.
___Для минимизации издержек бумажного документооборота можно автоматизировать перечисленные функции с помощью набора различных информационных технологий документирования и документооборота. Например, АРМ отдела делопроизводства может содержать: пакет прикладных программ MS Office или Open Office; электронный журнал регистрации; факс; почтовую программу. Данные технологии позволяют значительно сократить время, необходимое для создания документа, и его передачи в электронном виде с помощью одной из почтовых программ. Однако использование офисных программ не решает всех проблем бумажного документооборота, например, быстрого поиска входящих документов, подготовки отчётов и т.д. Для оптимизации функций отдела делопроизводства уже много лет активно развивается отдельный класс программных продуктов – системы электронного документооборота (СЭД). В качестве примера можно привести системы «Дело» компании «Электронные Офисные Системы» и «Евфрат». Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» обеспечивает автоматизацию процессов делопроизводства организаций различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.
___Система «Дело» поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчёты, полноценный поиск, списание в дело. Доступ к документам разграничивается системой паролей. Достоинством системы является её возможность работать с «бумажными» документами и поэтапно перейти к электронному документообороту. Система позволяет решать следующие задачи: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе обращений граждан; ввод резолюций и контроль их исполнения; создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме; маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам; поиск документов с возможностью сохранения поискового запроса; работа с взаимосвязанными документами; сканирование и прикрепление электронных образов документов, возможность поточного сканирования, полнотекстовой поиск по прикреплённым файлам; электронно-цифровая подпись (ЭЦП) прикреплённых файлов документов; обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования; справочно-аналитическая работа, формирование отчётов; web-доступ к базе данных.
___Система Евфрат предназначена для решения различных задач автоматизации работы с документами, таких как электронный документооборот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов. Система соответствует как отечественным принципам управления, так западным стандартам. Системы Евфрат позволяет вести: регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учёта различных типов документов: входящих, исходящих, внутренних, договоров и служебных записок; шаблоны журналов, справок и отчётов (10 шт.): журнал входящих документов, журнал исходящих документов, журнал регистрации документов, отчёт об исполнении документов, отчёт об исполнении поручений, отчёт о просроченных документах, отчёт о просроченных поручениях, лист согласования.
___Функции системы:
—1.) поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ;
—2.) поддержка номенклатуры дел и индивидуальная настройка папочной структуры документов;
—3.) поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки);
—4.) возможность регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);
—5.) поиск документов (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учётом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);
—6.) сохранение истории работы с документами (учёт времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединённых файлов);
—7.) поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчётов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учёт места хранения оригиналов документов);
—8.) наличие инструментов для анализа документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчётов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);
—9.) обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).
___В России применяется централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения, т.е. документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям до конкретных исполнителей. При этом любое перемещение документа или действие над документом фиксируется соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками (делопроизводителями) с помощью внесения соответствующих записей в регистрационную карточку документа или регистрационный журнал.
___Следовательно, автоматизированное рабочее место отдела делопроизводства должно реализовывать следующие основные функции: создание электронных версий документов; регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов; возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу; контроль исполнения резолюций; списание документа в дело; поиск документа в базе данных по его реквизитам; проектирование простых отчётных форм без привлечения разработчика; web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет); ведение реестров рассылки внешним и внутренним адресатам; ведение электронных архивов документов.
___Для минимизации издержек бумажного документооборота можно автоматизировать перечисленные функции с помощью набора различных информационных технологий документирования и документооборота. Например, АРМ отдела делопроизводства может содержать: пакет прикладных программ MS Office или Open Office; электронный журнал регистрации; факс; почтовую программу. Данные технологии позволяют значительно сократить время, необходимое для создания документа, и его передачи в электронном виде с помощью одной из почтовых программ. Однако использование офисных программ не решает всех проблем бумажного документооборота, например, быстрого поиска входящих документов, подготовки отчётов и т.д. Для оптимизации функций отдела делопроизводства уже много лет активно развивается отдельный класс программных продуктов – системы электронного документооборота (СЭД). В качестве примера можно привести системы «Дело» компании «Электронные Офисные Системы» и «Евфрат». Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» обеспечивает автоматизацию процессов делопроизводства организаций различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.
___Система «Дело» поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчёты, полноценный поиск, списание в дело. Доступ к документам разграничивается системой паролей. Достоинством системы является её возможность работать с «бумажными» документами и поэтапно перейти к электронному документообороту. Система позволяет решать следующие задачи: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе обращений граждан; ввод резолюций и контроль их исполнения; создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме; маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам; поиск документов с возможностью сохранения поискового запроса; работа с взаимосвязанными документами; сканирование и прикрепление электронных образов документов, возможность поточного сканирования, полнотекстовой поиск по прикреплённым файлам; электронно-цифровая подпись (ЭЦП) прикреплённых файлов документов; обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования; справочно-аналитическая работа, формирование отчётов; web-доступ к базе данных.
___Система Евфрат предназначена для решения различных задач автоматизации работы с документами, таких как электронный документооборот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов. Система соответствует как отечественным принципам управления, так западным стандартам. Системы Евфрат позволяет вести: регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учёта различных типов документов: входящих, исходящих, внутренних, договоров и служебных записок; шаблоны журналов, справок и отчётов (10 шт.): журнал входящих документов, журнал исходящих документов, журнал регистрации документов, отчёт об исполнении документов, отчёт об исполнении поручений, отчёт о просроченных документах, отчёт о просроченных поручениях, лист согласования.
___Функции системы:
—1.) поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ;
—2.) поддержка номенклатуры дел и индивидуальная настройка папочной структуры документов;
—3.) поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки);
—4.) возможность регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);
—5.) поиск документов (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учётом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);
—6.) сохранение истории работы с документами (учёт времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединённых файлов);
—7.) поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчётов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учёт места хранения оригиналов документов);
—8.) наличие инструментов для анализа документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчётов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);
—9.) обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).
___
___________________________________________
P.S.
___Уважаемый читатель!!! Уверен, что эта интересная информация будет очень полезна для Вас, избавив от множества проблем в повседневной жизни. В знак благодарности, прошу Вас поощрить скромного автора незначительной суммой денег.
___Конечно, Вы можете этого и не делать. В то же время подмечено, что в жизни есть баланс. Если сделать кому-то добро, то оно вернётся к Вам через определённое время в несколько большем количестве. А если сделать человеку зло, то оно возвращается в очень скором времени и значительно большим.
___Предлагаю сделать свой посильный вклад (сумму можно менять):
___
____________________________________________
